IBL Assicura – Sistemi di segnalazione delle violazioni

La Società, in coerenza con i principi di integrità, trasparenza e responsabilità che fanno parte della propria cultura aziendale e nel rispetto della normativa vigente e proporzionalmente al contesto operativo e alle dimensioni aziendali della stessa, rende disponibile un canale interno dedicato alle segnalazioni (whistleblowing) di eventuali violazioni delle disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea.

Si tratta in particolare del fondato sospetto di azioni che possano ledere l’interesse pubblico o l’integrità della Società e siano commesse nell’ambito dell’organizzazione aziendale.

La segnalazione può essere effettuata da chiunque ne sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, nel corso del rapporto di lavoro, di collaborazione o professionale.

La Società tutela, inoltre, il soggetto che decida di comunicare (whistleblower), in modo riservato, agli organi preposti, un’eventuale condotta illecita.

ATTENZIONE: il canale di segnalazione whistleblowing non è destinato a richieste commerciali o di informazioni e né a reclami o lamentele.

Chi può segnalare

Ai sensi del D.Lgs. n. 24 del 2023 i soggetti che possono presentare la segnalazione sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo, sono:

• i componenti del Consiglio di Amministrazione della Società;
• l’Amministrato Delegato della Società;
• i componenti dell’Organo di Controllo e dell’Organismo di Vigilanza 231 della Società;
• i lavoratori dipendenti (qualunque tipologia contrattuale) della Società;
• i soggetti terzi che intrattengono rapporti e relazioni d’affari durevoli con la Società (e.g. fornitori, subfornitori o collaboratori a progetto, consulenti stabilmente inseriti in azienda sulla base di rapporti time material, collaboratori esterni, ecc.);
• i liberi professionisti e i consulenti;
• i volontari e i tirocinanti retribuiti e non retribuiti;
• gli azionisti e le persone con funzioni di rappresentanza.

Cosa è possibile segnalare

La segnalazione può contenere:

• informazioni sulle violazioni commesse, comprese quelle relative a fondati sospetti;
• o informazioni sulle violazioni non ancora commesse che il segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.

Le segnalazioni possono riguardare a titolo esemplificativo e non esaustivo, gli appalti pubblici, la tutela dell’ambiente, la sicurezza dei trasporti, la tutela della vita privata e protezione dei dati personali, la sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, le violazioni potenziali o effettive delle disposizioni di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo e le violazioni dei Modelli di organizzazione, gestione e controllo previsti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001.

Sono esclusi dalla disciplina in esame tutti quegli atti o fatti che si riferiscono, a titolo esemplificativo e non esaustivo, a:

• disfunzioni dell’assetto organizzativo o del sistema dei controlli interni;
• informazioni già di dominio pubblico (ad esempio: articoli di giornale, rapporti pubblici di audit, ecc.);
• reclami di carattere personale del segnalante, rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o lamentele legate ai rapporti col superiore gerarchico o colleghi;
• rischi immediati per la vita o per la proprietà (in questi casi è necessario contattare le autorità locali o chiamare i numeri nazionali di emergenza);
• voci non confermate/dicerie.

Forma di tutela del segnalante

La Società tutela il segnalante contro ogni condotta ritorsiva, discriminatoria conseguente la segnalazione.

Il canale interno di segnalazione istituito dalla Società garantisce la riservatezza della persona segnalante, nonché del facilitatore*, del segnalato, dei soggetti comunque menzionati nella segnalazione e del contenuto stesso della segnalazione e della relativa documentazione. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità delle Persone coinvolte o menzionate nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi e alle condizioni previste dalla normativa applicabile. Per maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali effettuato dalla Società nell’ambito della ricezione e della gestione delle segnalazioni, si prega di prendere visione dell’Informativa sul trattamento dei dati personali disponibile nella presente sezione.

* Ai sensi del D.Lgs. n. 24 del 2023 per Facilitatore si intende: “una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata”

Istruzioni per effettuare una segnalazione interna

La segnalazione può essere inviata in forma scritta o comunicata verbalmente. Il segnalatore può effettuarla in via confidenziale (indicando il proprio nome ed eventuali recapiti) o in forma completamente anonima.

La segnalazione (in forma scritta o comunicata verbalmente) deve contenere le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire la supposta violazione ed una descrizione del fatto segnalato, indicando tempo e luogo in cui si è verificato ed eventuali soggetti terzi coinvolti (es. facilitatori, soggetti a conoscenza dei fatti, soggetti potenzialmente danneggiati), descrivendo il loro coinvolgimento nonché qualsiasi altra informazione ritenuta rilevante ai fini della segnalazione. Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile. In caso di segnalazione in forma anonima è ancora più importante che le informazioni fornite siano chiare e dettagliate, per facilitare i necessari approfondimenti.

Seguendo il link sottostante, è possibile dare seguito ad una segnalazione – in forma scritta o orale – nonché richiedere un incontro diretto e rimanere aggiornati su una segnalazione esistente:

 
Piattaforma Whistleblower Software
 

Una volta entrati nella Piattaforma Whistleblower Software, segui le istruzioni di seguito riportate:

Come creare una segnalazione

1. Fai clic su «Crea segnalazione»;
2. Segui le indicazioni e compila tutti i campi obbligatori;
3. Fai clic sul pulsante «Invia»;
4. Dopo aver inviato la segnalazione, salva la password indicata. La password consente al segnalante l’accesso alla segnalazione, l’opportunità di comunicare in modo anonimo o riservato con il gestore della segnalazione e di visualizzare lo stato della segnalazione stessa, al fine di rimanere aggiornato. In caso di perdita della password, ti invitiamo a fare una nuova segnalazione indicando, come motivo, la perdita della password.

Come richiedere un incontro diretto

1. Fai clic su «Crea segnalazione»;
2. Segui le istruzioni e compila tutti i campi obbligatori;
3. Seleziona tra le “categorie associate alla segnalazione” la:
   • Richiesta incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza;
4. Dopo aver inviato la segnalazione contenente la richiesta di incontro, salva la password indicata. La password consente al segnalante l’accesso alla segnalazione, l’opportunità di comunicare con il gestore della segnalazione e di visualizzare lo stato della segnalazione stessa, al fine di rimanere aggiornato. In caso di perdita della password, ti invitiamo a fare una nuova segnalazione indicando, come motivo, la perdita della password.

Come rimanere aggiornato su una segnalazione esistente

1. Fai clic su «Richiedi aggiornamenti su una segnalazione esistente»;
2. Inserisci la password indicata al momento dell’invio della segnalazione e segui le istruzioni.

La Società informa che, ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023, l’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) è stata identificata come autorità preposta alla ricezione e gestione delle segnalazioni esterne, anche in forma anonima.

È possibile effettuare direttamente una segnalazione esterna tramite il canale attivato dall’Autorità, secondo le modalità indicate sul sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing, se ricorre, al momento della presentazione della segnalazione, una delle seguenti condizioni:

• il canale interno di segnalazione risulta non conforme a quanto previsto dal D.Lgs. n. 24/2023;
• la persona segnalante ha dapprima effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Inoltre, la persona segnalante può rivolgersi ad ANAC anche per notificare eventuali atti ritorsivi conseguenti ad una segnalazione.

La Società informa, altresì, che il D.Lgs. n. 24 del 2023 ha previsto un’ulteriore modalità di segnalazione delle violazioni, da parte della persona segnalante, consistente nella divulgazione pubblica ossia “rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone”.

Le condizioni per poter effettuare una divulgazione pubblica sono:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e alla stessa non è stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese* per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Resta ferma, in ogni caso, la possibilità per la persona segnalante di rivolgersi alle Autorità giudiziarie nei casi di competenza, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui sia venuta a conoscenza nel contesto lavorativo.

* Quale a titolo esemplificativo, una situazione di emergenza o il rischio di danno irreversibile o anche l’incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne gli effetti.

Informativa sul trattamento dei dati personali
Guida su come fare una segnalazione su Whistleblower Software